Yammer in projecten

(This article can be found in English on my personal Blog)

Ik ben onlangs gestart met een project waarbij de teamleden verspreid zijn over 2 gebouwen en binnen die gebouwen ook nog op verschillende verdiepingen werken. De activiteiten die wij binnen het project moeten uitvoeren kunnen veelal redelijk zelfstandig worden uitgevoerd. Wel zijn de teamleden onderling afhankelijk van elkaars resultaat. Vandaar dat ik het essentieel vind dat de teamleden op de hoogte zijn van elkaars activiteiten en de status. En met status bedoel ik dan nog niet eens zozeer ‘klaar’ of ‘niet klaar’ maar vooral de denkprocessen of zoektochten naar antwoorden. Als een resource een stukje sourcecode (software) moet aanpassen en hij loopt te stoeien met een probleem kan het vaak helpen als hij het ‘in de groep’ gooit zodat teamleden 1) weten dat het speelt en 2) kunnen meedenken.

Ik heb binnen dit project een wekelijks projectoverleg gepland waarin alle belangrijke acties, risico’s en issues worden besproken. Een aantal teamleden zijn fysiek aanwezig, anderen bellen in per telefoon. De personen die op de andere locatie werken zijn al snel een half uur reistijd kwijt om fysiek aanwezig te zijn. Dit is één van de redenen dat ik liever niet meer projectmeetings per week plan.
Een ander nadeel van deze versnipperde werkplekken is dat de teamleden niet meer bij de koffie automaat staan te praten. Tijdens het koffie halen worden toch vaak gedachten uitgewisseld over problemen of zaken die in het project spelen.

Om de samenwerking te verbeteren heb ik een Yammer netwerk opgezet. Yammer kun je zien als een soort Facebook voor bedrijven. Ik gebruik vooralsnog een zeer beperkt deel van de functionaliteit, enkel de status updates die in de berichten feed van ‘ons Yammer netwerk’ geplaatst kunnen worden. Ik heb alle teamleden gevraagd zich aan te melden bij Yammer en ons specifieke netwerk en regelmatig een status update te plaatsen met waar zij mee bezig zijn en wat hun bezig houdt. Tevens heb ik hen gevraagd om dagelijks de berichten feed te bekijken. Ik had natuurlijk ook alle teamleden kunnen vragen om mij dagelijks een status update per email te sturen die ik zou samenvoegen en weer in het projectteam kan verspreiden. Dit kost mij tijd en daarnaast zou ik de informatie stroom vertragen. Het voordeel van de Yammer aanpak is dat teamleden ook op elkaars berichten kunnen reageren zonder een verschrikkelijke stroom CC emails.

Mocht de komende periode blijken dat mijn teamleden Yammer toch niet actief gaan gebruiken, dan kan ik nog altijd terugvallen op de oude methode waarbij ik nog één of twee extra projectoverleggen per week ga plannen. Nadeel is dan wel dat iedereen minimaal 2 uur extra werktijd zit te vergaderen, terwijl we dit hadden kunnen afvangen met dagelijks een handvol status berichten op Yammer die we in 15 seconden kunnen plaatsen.

Ik ben er van overtuigd dat Yammer een zinvolle bijdrage kan leveren aan de set van projectmanagement tools die ik tot mijn beschikking heb om het team te informeren en met elkaar in contact te houden.